Das Einkaufs-Playbook

7 Hebel, mit denen dein Studio beim Einkauf Gewinn macht

Jeder Euro, den du im Einkauf sparst, landet direkt im Gewinn. Ohne eine Behandlung mehr, ohne eine Kundin mehr. Hier stehen die Fragen, die du stellen musst — Wort für Wort.

~15 Min. Lesezeit12 Kapitel · 2 Rechner
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Warum der Einkauf dein am schlechtesten bezahlter Job ist

Einführung

Es gibt zwei Wege, mehr Gewinn zu machen. Der eine ist mehr Umsatz. Der kostet dich Werbebudget, Zeit, freie Termine und meistens auch Nerven. Der andere ist besserer Einkauf. Der kostet dich ein Telefonat.

Trotzdem sitzen die meisten Studios beim Umsatz jeden Monat neu am Schreibtisch und beim Einkauf seit Jahren beim selben Lieferanten, zu denselben Konditionen, mit derselben Preisliste. Nicht aus Faulheit. Sondern weil niemand ihnen gesagt hat, dass man da fragen darf.

Mehr Umsatz musst du dir verdienen. Besseren Einkauf musst du dir nur nehmen.

Der Unterschied liegt in der Mathematik. Wenn du 1.000 Euro mehr Umsatz machst, bleibt davon nur der Teil übrig, der nach Ware, Zeit und Kosten noch da ist. Wenn du 1.000 Euro im Einkauf sparst, bleiben 1.000 Euro. Vollständig. Jeden Monat wieder, solange die Kondition gilt.

Und es geht nicht nur um Cremes. Es geht um Verbrauchsmaterial, Handschuhe, Vliese, Ampullen, Nadeln, Kabinenware, Verkaufsware, Verpackung. Alles, was bei dir im Regal steht, ist irgendwann über eine Preisliste gelaufen, die jemand für dich gemacht hat — ohne dich zu fragen.

In diesem Playbook bekommst du:

  • Die Staffelpreis-Frage, mit der dir dein Lieferant selbst zeigt, wie weit er runterkann
  • Sechs weitere Hebel, die auch dann funktionieren, wenn deine Mengen klein sind
  • Fertige Formulierungen zum Kopieren, für WhatsApp, Mail und Telefon
  • Zwei Rechner: Was Skonto wirklich wert ist und was besserer Einkauf bringt
  • Die drei Fallen, in die Studios beim Rabattverhandeln regelmäßig laufen

So liest du das hier am besten

Nimm dir einen Lieferanten vor. Nicht alle. Den, bei dem du am meisten bestellst. Arbeite die sieben Hebel für diesen einen durch, führe das Gespräch, und wiederhole es danach beim nächsten. Sieben Hebel bei einem Lieferanten bringen mehr als ein Hebel bei sieben.
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Der Listenpreis ist ein Vorschlag

Das Fundament

Eine Preisliste sieht aus wie eine Tatsache. Gedruckt, sortiert, mit Artikelnummern. Sie ist aber keine. Sie ist ein Eröffnungsangebot — gemacht für die Kundin, die nicht fragt.

Das gilt in beide Richtungen, und die eine Richtung ist sogar gesetzlich geregelt: Dein Lieferant darf dir nicht vorschreiben, zu welchem Preis du seine Produkte an deine Kundinnen weiterverkaufst. Solche Absprachen zwischen Hersteller und Händler heißen vertikale Preisbindung und sind nach § 1 GWB und Art. 101 AEUV verboten. Erlaubt ist allein die unverbindliche Preisempfehlung, und das Wort, auf das es dabei ankommt, ist „unverbindlich“.

Wichtige Abgrenzung

Das Verbot betrifft deinen Verkaufspreis. Dein Einkaufspreis ist reine Verhandlungssache. Du hast keinen Anspruch auf Rabatt — aber du hast eben auch keine Pflicht, den Listenpreis zu zahlen. Zwischen diesen beiden Sätzen liegt dein ganzer Verhandlungsraum.

Der Denkfehler, der dich Geld kostet

Der häufigste Satz, den ich von Studioinhaberinnen höre, lautet: „Ich bestelle doch viel zu wenig, um zu verhandeln.“ Das ist verständlich gedacht und trotzdem falsch. Dein Lieferant verdient nicht an dieser einen Bestellung. Er verdient an dir über Jahre. Ein Studio, das zehn Jahre bei ihm bleibt, ist für seinen Vertrieb ein völlig anderer Wert als ein Warenkorb über 340 Euro.

Genau deshalb funktionieren die Hebel in diesem Playbook auch bei kleinen Mengen. Nicht weil du viel abnimmst, sondern weil du planbar abnimmst — und weil du fragst.

Ich habe in vier eigenen Studios und Praxen dieselbe Erfahrung gemacht: Der Einkauf war jahrelang der einzige Bereich, in dem wir nie verhandelt haben. Wir haben über Miete verhandelt, über Software, über Werbung. Nur die Preisliste vom Lieferanten haben wir hingenommen wie das Wetter.
Gaffar Taha
Gaffar Taha
Gründer Beauty Business 24, Beiratsmitglied beim Beauty Forum für Marketing & Business
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Die Staffelpreis-Frage

Hebel 1 · Dein wichtigster Zug

Das ist der Hebel, mit dem du anfängst. Er kostet dich zwei Minuten und verändert jede weitere Verhandlung mit diesem Lieferanten.

Du fragst nicht nach Rabatt. Nach Rabatt zu fragen ist eine Bitte, und auf Bitten kann man Nein sagen. Du fragst nach seiner Preisstruktur. Das ist eine Sachfrage aus seinem normalen Vertriebsalltag, und die beantwortet er fast immer.

Skript · Die vier Mengen

Ich plane gerade meinen Einkauf für die nächsten Monate und will das sauber kalkulieren. Können Sie mir für Artikel [Artikelnummer / Name] bitte den Stückpreis nennen bei: 10 Stück 100 Stück 1.000 Stück 5.000 Stück

Was du dir notierst

Schreib die vier Preise untereinander und rechne für jede Stufe aus, wie viel Prozent sie unter dem Listenpreis liegt. Diese vier Zahlen sind ab jetzt deine Verhandlungsgrundlage — für alles, was du bei diesem Lieferanten je bestellst.

MengeStückpreisAbstand zur Liste
10 Stück——————
100 Stück——————
1.000 Stück——————
5.000 Stück——————

Was die 5.000er-Zahl dir wirklich verrät

Der Preis bei 5.000 Stück ist nicht seine Kostengrenze. Er ist die Grenze, die er dir gegenüber selbst gezogen hat — der Preis, bei dem er nach eigener Aussage noch verdient. Das ist wertvoller als jede Schätzung, weil er sie freiwillig genannt hat und sich daran erinnern wird.

Ab jetzt verhandelst du nicht mehr im Nebel. Du kennst die Spanne zwischen Liste und Untergrenze, und du weißt, wo in dieser Spanne dein aktueller Preis liegt.

Der Abschluss-Satz

Wenn du die vier Zahlen hast, kommt der eigentliche Zug. Du gibst nicht vor, 5.000 Stück zu kaufen. Du sagst ehrlich, was du kaufst, und verlangst trotzdem eine Bewegung Richtung Staffelpreis.

Skript · Der Abschluss

Danke, das hilft mir weiter. Ich starte mit [deine Menge]. Aber lassen Sie uns über einen Preis reden, der Richtung [Staffelpreis] geht. Wenn das läuft, bestelle ich regelmäßig — und dann reden wir über die nächste Stufe.

Wenn er ausweicht

„Staffelpreise gebe ich nur auf Anfrage mit konkreter Bestellung.“

Deine Antwort: „Genau darum frage ich. Ich kann erst bestellen, wenn ich weiß, ob sich eine größere Menge für mich rechnet.“

„Das kann ich Ihnen so nicht sagen, da muss ich rückfragen.“

Deine Antwort: „Gerne. Schicken Sie es mir bis [Wochentag] per Mail? Dann kann ich planen.“ Damit hast du einen Termin und eine schriftliche Zusage.

„Bei uns gibt es keine Staffeln, wir haben Festpreise.“

Deine Antwort: „Verstanden. Dann lassen Sie uns über das Zahlungsziel und über Ware reden.“ Damit bist du direkt bei Hebel 4 und Hebel 5.

Aufgabe: Heute noch

Such dir den Artikel raus, von dem du am meisten verbrauchst. Nicht den teuersten — den mit dem höchsten Jahresverbrauch. Stell für genau diesen Artikel die Staffelfrage. Per Mail reicht, das Skript oben ist schon fertig.
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Jahresmenge statt Einzelbestellung

Hebel 2 · Großmengenpreis ohne Großlager

Der Grund, warum du den 1.000er-Preis nicht bekommst, ist selten der Preis. Es ist die Menge auf einmal — die dir Geld bindet, Regalfläche kostet und ein Haltbarkeitsrisiko schafft.

Die Lösung heißt Abrufauftrag. Du sagst die Jahresmenge zu, lässt sie aber in Teillieferungen kommen. Statt 20 Stück heute bestellst du 240 Stück für das Jahr und rufst monatlich 20 ab. Für den Lieferanten ist das eine Bestellung über 240 Stück, für dich bleibt es ein Karton im Monat.

Skript · Abrufauftrag

Ich verbrauche von [Artikel] etwa [Menge] im Jahr. Ich würde die Jahresmenge fest bei Ihnen zusagen, wenn ich sie monatlich abrufen kann und dafür den Preis der entsprechenden Staffel bekomme. Wie halten wir das fest?

Bevor du zusagst

Eine Abnahmeverpflichtung ist bindend. Bevor du unterschreibst, klär drei Punkte schriftlich:

  • 1. Was passiert, wenn du die Jahresmenge nicht erreichst? Wird nachbelastet, und wenn ja, wie?
  • 2. Was passiert, wenn er den Artikel aus dem Sortiment nimmt oder die Rezeptur ändert?
  • 3. Gilt der Preis für das ganze Jahr, oder gibt es eine Preisanpassungsklausel?

Die Menge nicht schätzen

Nimm die Jahresmenge aus deinen Rechnungen der letzten zwölf Monate, nicht aus dem Bauch. Der Bauch schätzt bei Ware, die man gerne verkaufen möchte, systematisch zu hoch. Und eine zugesagte Menge, die du nicht erreichst, kostet dich am Ende mehr, als der Rabatt eingebracht hat.
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Der Vergleichs-Anker

Hebel 3 · Ein zweites Angebot verändert das Gespräch

Ein Lieferant, der weiß, dass du nirgendwo sonst fragst, hat keinen Grund, sich zu bewegen. Ein Lieferant, der ein konkretes Konkurrenzangebot vor sich hat, schon.

Hol dir vor jedem größeren Gespräch zwei Vergleichsangebote. Gleiche Artikel, gleiche Menge, schriftlich per Mail. Das dauert einmal eine halbe Stunde und wirkt danach in jedem Gespräch mit.

Skript · Der Anker im Gespräch

Ich habe mir das am Markt angeschaut. Ein Mitbewerber von Ihnen liegt bei [Preis] für dieselbe Menge. Ich arbeite lieber weiter mit Ihnen. Was können Sie machen?

Nur echte Zahlen

Erfinde nie einen Mitbewerberpreis. Die Beauty-Branche ist klein, die Außendienste kennen sich, und die Konditionen der Wettbewerber sind kein Geheimnis. Ein erfundener Preis fliegt auf, und danach verhandelst du bei diesem Lieferanten nie wieder gut.

Was du wirklich vergleichst

Der Nettopreis auf der Rechnung ist nur ein Teil. Was du am Ende bezahlst, entscheidet sich über sechs Positionen:

Nettopreis

pro Anwendung, nicht pro Flasche

Frachtkosten

und ab welchem Wert sie entfallen

Mindestbestellwert

wie oft du ihn realistisch erreichst

Zahlungsziel

und ob Skonto vereinbart ist

Rückgaberecht

für Ladenhüter und Fehlbestellungen

Leistungen

Tester, Schulung, Displaymaterial

Preis pro Anwendung, nicht pro Gebinde

Der häufigste Vergleichsfehler im Studio: 200 ml für 38 Euro sehen günstiger aus als 500 ml für 79 Euro. Pro Milliliter ist das zweite Angebot aber deutlich billiger. Rechne jeden Artikel auf die Einheit runter, die du tatsächlich verbrauchst — pro Behandlung, pro Milliliter, pro Stück.

Kostenfreie Studioanalyse

Wir schauen uns dein Beauty-Business an und zeigen dir, wo du sofort ansetzen kannst.

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Skonto und Zahlungsziel

Hebel 4 · Der am meisten unterschätzte Hebel

Skonto klingt nach Kleinkram. Zwei Prozent. Wer regt sich über zwei Prozent auf.

Rechne es einmal richtig durch und du siehst etwas anderes. Bei der üblichen Kondition „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, sonst 30 Tage netto“ bekommst du zwei Prozent dafür, dass du 20 Tage früher zahlst. Aufs Jahr hochgerechnet sind das rund 36 Prozent Zinsen.

Die Formel

Skontosatz ÷ (Zahlungsziel − Skontofrist) × 360

2 % ÷ (30 − 10 Tage) × 360 = 36 % pro Jahr. Genauer gerechnet, weil du ja nur den reduzierten Betrag finanzierst, sind es rund 36,7 %.

Umgekehrt heißt das: Wer das Skonto verfallen lässt, finanziert seinen Wareneinkauf teurer als über fast jeden Kontokorrentkredit. Die kaufmännische Regel lautet deshalb, Skonto immer zu ziehen — notfalls über eine günstigere Finanzierung.

Rechner

Was ist dein Skonto wirklich wert?

Trag deine Konditionen ein. Der wichtige Wert steht unten: So teuer ist es, erst am Ende des Zahlungsziels zu zahlen.

Ersparnis bei dieser Rechnung
24,00
So lange leihst du dir das Geld (Tage)
20
Effektiver Jahreszins, wenn du das Skonto verfallen lässt
36,7 % p. a.
Vergleich: So viel kostet dich dein Kontokorrentkredit vermutlich nicht.

Was du konkret verlangst

Skonto zu geben kostet deinen Lieferanten wenig. Er hat sein Geld drei Wochen früher und trägt in dieser Zeit kein Ausfallrisiko. Deshalb ist das oft der Punkt, an dem er nachgibt, wenn er beim Preis nicht kann.

Skript · Zahlungskonditionen

Wenn beim Stückpreis nichts geht, lassen Sie uns über die Zahlung reden. Ich zahle zuverlässig und schnell. Machen Sie mir 3 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen — dann buche ich Ihre Rechnungen sofort nach Eingang. Falls Skonto nicht geht: Geben Sie mir 45 Tage Zahlungsziel statt 30.

Deine Grenze nach oben

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen sind Zahlungsziele von mehr als 60 Tagen nach § 271a BGB nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurden und den Gläubiger nicht grob benachteiligen. Alles zwischen 30 und 60 Tagen ist üblich und verhandelbar. Wer dir 14 Tage netto ohne Skonto anbietet, hat Spielraum, den er nicht genutzt hat.

Skonto nur ziehen, wenn du es auch verdienst

Unberechtigt gezogenes Skonto ist der schnellste Weg, eine gute Kondition wieder zu verlieren — und im Zweifel ein Zahlungsrückstand, den dein Lieferant nachfordern kann. Wenn du die Frist nicht sicher hältst, verhandle lieber ein längeres Zahlungsziel statt Skonto.
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Ware statt Rabatt

Hebel 5 · Wenn er beim Preis nicht kann

Irgendwann kommt der Satz: „Beim Preis kann ich wirklich nicht mehr.“ Manchmal stimmt er sogar. Dann wechselst du die Währung.

Ein Naturalrabatt ist zusätzliche Ware, die nicht berechnet wird — klassisch zehn plus eins. Für dich wirkt das wie ein Preisnachlass. Für ihn fühlt es sich kleiner an, weil er nur seine Herstellkosten hergibt und sein Listenpreis unangetastet bleibt. Genau deshalb sagt er hier oft Ja, wo er beim Preis Nein sagt.

Was du verlangen kannst

Zehn plus eins

Die klassische Draufgabe. Funktioniert bei allem, was du regelmäßig in Stückzahlen bestellst.

Tester und Probengrößen

Kosten ihn fast nichts und verkaufen dir die Kabinenware von selbst.

Schulung für dich und dein Team

Der teuerste Posten, den du gratis bekommen kannst — und der mit dem größten Effekt auf deinen Umsatz.

Displaymaterial und Testerständer

Aus seinem Marketingbudget, nicht aus deinem.

Musterbehandlung im Studio

Der Außendienst kommt und behandelt deine Kundinnen. Das bringt dir Umsatz am selben Tag.

Rückgaberecht für Ladenhüter

Selten von allein angeboten, oft möglich. Nimmt dir das Risiko beim Sortimentswechsel.

Skript · Währung wechseln

Verstanden, beim Preis geht nichts mehr. Dann machen wir es anders: Geben Sie mir bei der Bestellung 10 plus 1, dazu Tester für die neue Linie und eine Teamschulung im ersten Halbjahr. Damit bin ich einverstanden — dann bestelle ich heute.

Der Jahresbonus

Die zweite Variante ist die Rückvergütung, oft Jahresbonus genannt: eine nachträgliche Vergütung auf deinen Jahresumsatz, meistens gestaffelt und als Gutschrift am Jahresende. Sie steht nicht auf der Rechnung, und genau deshalb mögen Lieferanten sie — ihr Listenpreis bleibt stabil, und du bekommst trotzdem etwas.

Skript · Bonus vereinbaren

Lassen Sie uns eine Jahresvereinbarung machen. Ab [Umsatzstufe 1] im Jahr bekomme ich [x] % Rückvergütung, ab [Umsatzstufe 2] entsprechend mehr — ausgezahlt als Gutschrift im Januar. Können Sie mir das so bestätigen?

Zwei Dinge im Blick behalten

Buchhaltung: Boni und Rückvergütungen mindern deinen Wareneinsatz und müssen erfasst werden. Wenn die Gutschrift ins Folgejahr fällt, sprich vorher kurz mit deiner Steuerberatung.

Gratisware: Zusätzliche Ware, die du nicht verbrauchst, ist kein Rabatt. Es ist Regalfläche, gebundenes Geld und ein Haltbarkeitsdatum, das weiterläuft.

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Wie du das Gespräch führst

Hebel 6 · Sechs Regeln

1. Nie im Termindruck

Nicht zwischen zwei Behandlungen. Nicht, wenn die Ware morgen alle ist. Wer dringend braucht, verhandelt nicht, sondern kauft. Setz dir einen festen Termin für Einkaufsgespräche, so wie du dir einen für die Buchhaltung setzt.

2. Der Anker — und warum der bekannteste Ratschlag falsch ist

„Nenne nie zuerst eine Zahl“ ist der Satz, den alle kennen. Die Verhandlungsforschung sagt das Gegenteil: In den Studien von Galinsky und Mussweiler erzielte diejenige Seite das bessere Ergebnis, die das erste Angebot machte. Die erste Zahl setzt einen Anker, an dem sich alles Weitere ausrichtet.

Der Haken: Das gilt nur, wenn du weißt, was realistisch ist. Wer ohne Marktkenntnis zuerst eine Zahl nennt, ankert womöglich zu niedrig — und verschenkt genau das, was er sich holen wollte.

Deshalb die Reihenfolge in diesem Playbook: Erst Hebel 1, die Staffelpreise abfragen. Dann kennst du die Spanne. Und dann nennst du zuerst eine Zahl.

Und übertreib es nicht. Extreme Erstangebote erhöhen messbar das Risiko, dass eine Verhandlung ganz platzt. Ambitioniert, aber begründbar — das ist die Zielmarke.

3. Die Schweige-Regel

Wenn er seine Zahl genannt hat: nichts sagen. Drei bis fünf Sekunden. Nicht als Trick, sondern weil du wirklich nachrechnest. Die meisten Menschen halten Stille im Gespräch schlecht aus und füllen sie — oft mit einem Zugeständnis. Wenn du nicht sprichst, ist dieser Jemand nicht du.

4. Nie über den Preis allein

Wenn ihr euch beim Preis festfahrt, wechsle die Währung: Menge, Laufzeit, Zahlungsziel, Skonto, Ware, Schulung. Ein Gespräch mit sechs Variablen findet fast immer eine Lösung. Ein Gespräch mit einer Variablen endet im Patt.

5. Immer schriftlich bestätigen

Eine mündliche Zusage am Telefon ist in sechs Monaten nichts wert — nicht aus bösem Willen, sondern weil Außendienstler wechseln. Zwei Sätze per Mail genügen.

Skript · Bestätigung nach dem Gespräch

Vielen Dank für das Gespräch eben. Zur Sicherheit noch einmal schriftlich, was wir vereinbart haben: — Stückpreis [Preis] für [Artikel] ab einer Abnahme von [Menge] — [x] % Skonto bei Zahlung innerhalb von [Tage] Tagen — gültig bis [Datum] Falls ich etwas falsch notiert habe, geben Sie mir bitte kurz Bescheid.

6. Der Ton

Du bist Kundin, nicht Bittstellerin. Du bist aber auch nicht sein Gegner. Das Ziel ist keine Kondition, bei der er sich über den Tisch gezogen fühlt, sondern eine, mit der er dich in fünf Jahren noch gern beliefert. Wer im Einkauf gewinnt und dabei die Beziehung verliert, hat nichts gewonnen.

Empfehlung

Der Einwand-Simulator

Dein Lieferant sitzt dir gegenüber. Zwei Entscheidungen, und du siehst, wo du stehst.

Frage 1 von 2

Er sagt: „Bei Ihrer Menge kann ich beim Preis leider nichts machen.“ Was antwortest du?

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Der Margenrechner

Hebel 7 · Die Zahl, die alles begründet

Alle Hebel vorher waren Gespräch. Dieser hier ist Rechnung — und er ist der Grund, warum sich das Gespräch lohnt.

Nimm dir ein Produkt vor, das du regelmäßig verkaufst oder in der Kabine verbrauchst, und trag die Zahlen ein. Der wichtige Wert ist der letzte: So viel Zusatzumsatz müsstest du machen, um denselben Gewinn ohne besseren Einkauf zu erreichen.

Rechner

Was bringt dir besserer Einkauf?

Nettobeträge eintragen, also ohne Umsatzsteuer.

Marge pro Einheit
25,00
Handelsspanne
64,1 %
Aufschlag auf den Einkauf: 179 %
Mehrgewinn pro Jahr durch besseren Einkauf
672
Dafür bräuchtest du sonst Zusatzumsatz von
1.048
Bei gleicher Handelsspanne — also zusätzliche Termine, Werbung und Arbeitszeit.

Marge und Aufschlag sind nicht dasselbe

Das ist der Rechenfehler, der im Studioalltag am häufigsten passiert. Wenn du auf einen Einkaufspreis von 20 Euro 100 Prozent aufschlägst, verkaufst du für 40 Euro. Deine Handelsspanne beträgt dann aber nicht 100 Prozent, sondern 50 — weil die Spanne den Anteil am Verkaufspreis misst, der Aufschlag dagegen den Anteil am Einkaufspreis.

Wer die beiden verwechselt, kalkuliert seine Behandlungen dauerhaft zu knapp.

Immer pro Anwendung rechnen

In der Kabine ist die Einheit fast nie die Flasche. Rechne den Einkaufspreis auf die Menge runter, die du pro Behandlung tatsächlich verbrauchst. Erst dann siehst du, was eine Behandlung dich an Material kostet — und ob dein Behandlungspreis dazu passt.
!

Die 3 Fallen

Wo gute Rabatte teuer werden

Jeder Hebel in diesem Playbook kann sich ins Gegenteil verkehren. Diese drei Fälle sehe ich am häufigsten.

Falle 1

Der Rabatt, der im Regal verfällt

20 Prozent Rabatt auf die doppelte Menge sind minus 100 Prozent, wenn die Hälfte abläuft. Kosmetik trägt entweder ein Mindesthaltbarkeitsdatum — das ist Pflicht, wenn das Produkt ungeöffnet weniger als 30 Monate haltbar ist — oder das PAO-Symbol, den offenen Tiegel mit einer Monatszahl, der die Verwendungsdauer nach dem Öffnen angibt.

Regel: Kauf nie mehr, als du bis zum Mindesthaltbarkeitsdatum sicher verbrauchst. Und rechne mit dem Verbrauch des letzten Jahres, nicht mit dem, den du dir für dieses Jahr wünschst.

Falle 2

Der Depotvertrag, den niemand zu Ende liest

Ein Depotvertrag heißt in der Regel: Du nimmst das komplette Sortiment ab, inklusive Tester und Mindestmengen je Produkt. Das kann sich lohnen — bessere Konditionen, Gebietsschutz, Schulungen. Es bindet aber Kapital und Regalfläche, und es macht dich abhängig von einer Marke.

Vor der Unterschrift klärst du fünf Punkte schriftlich:

  • • Mindestabnahme pro Jahr, in Euro und in Stück
  • • Laufzeit und Kündigungsfrist
  • • Gebietsschutz — wer darf deine Marke im Umkreis noch führen
  • • Was mit vorhandener Ware passiert, wenn der Vertrag endet
  • • Ob und wie er die Preise während der Laufzeit anpassen darf

Falle 3

Die Nebenkosten, die den Rabatt auffressen

Fünf Prozent Rabatt bringen dir nichts, wenn du dafür dreimal im Monat unter dem Mindestbestellwert bleibst und jedes Mal Fracht zahlst. Bündle Bestellungen so, dass du die Frachtgrenze erreichst — das ist oft der größere Hebel als der Rabatt selbst.

Dein echter Preis

(Nettopreis + Fracht − Skonto − Bonus) ÷ Anzahl Anwendungen

Du willst das nicht allein durchrechnen?

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns deine Zahlen an — Einkauf, Preise, Auslastung.

Vorlagen zum Kopieren

Für WhatsApp, Mail und Telefon

Die kürzeste Version von allem. Kopieren, Platzhalter ersetzen, abschicken.

Vorlage 1 · Kurze Staffelanfrage (WhatsApp)

Hallo [Name], kurze Frage zur Kalkulation: Was kostet [Artikel] bei 10, bei 100, bei 1.000 und bei 5.000 Stück? Danke dir!

Vorlage 2 · Angebotsanfrage an einen neuen Lieferanten

Guten Tag, ich führe ein Kosmetikstudio in [Ort] und suche für [Produktgruppe] einen neuen Lieferanten. Bitte senden Sie mir ein Angebot für [Artikel, Menge] und dazu Ihre Konditionen: — Staffelpreise ab 10 / 100 / 1.000 Stück — Mindestbestellwert und ab wann die Fracht entfällt — Zahlungsziel und Skonto — Rückgaberecht — Was Sie an Testern, Schulung und Displaymaterial beistellen Vielen Dank vorab. [Name, Studio, Telefonnummer]

Vorlage 3 · Der Abschluss-Satz am Telefon

Ich starte mit [deine Menge]. Aber lassen Sie uns über einen Preis reden, der Richtung [Staffelpreis] geht. Wenn das läuft, bestelle ich regelmäßig.

Vorlage 4 · Bestätigung nach dem Gespräch

Vielen Dank für das Gespräch eben. Zur Sicherheit noch einmal schriftlich: — Stückpreis [Preis] für [Artikel] ab [Menge] — [x] % Skonto bei Zahlung innerhalb von [Tage] Tagen — [weitere Zusagen] — gültig bis [Datum] Falls ich etwas falsch notiert habe, sagen Sie mir bitte kurz Bescheid.

Vorlage 5 · Jahresgespräch anstoßen

Hallo [Name], wir arbeiten jetzt seit [Zeitraum] zusammen und ich habe im letzten Jahr [Umsatz/Menge] bei Ihnen bestellt. Ich würde gern einmal im Jahr die Konditionen gemeinsam durchgehen: Preise, Zahlungsziel, Bonus, Beistellungen. Wann passt es Ihnen in den nächsten zwei Wochen?

Einmal im Jahr, fest im Kalender

Vorlage 5 ist die, die langfristig am meisten bringt. Trag dir einen festen Termin ein — einmal jährlich, für jeden Lieferanten, bei dem du mehr als ein paar hundert Euro im Jahr lässt. Konditionen, die nie überprüft werden, werden mit der Zeit schlechter, nicht besser.

Die 10 Fragen vor jeder Bestellung

Dein Selbst-Check

Setz einen Haken bei allem, was auf deinen wichtigsten Lieferanten zutrifft. Was offen bleibt, ist ein Hebel, den du noch nicht gezogen hast.

Self-Check

Einkaufs-Check

Beziehe die Fragen auf den Lieferanten, bei dem du am meisten bestellst.

Preis

Zahlung

Ware

Risiko

Aufgabe: Die nächsten sieben Tage

  • Tag 1: Staffelfrage an deinen größten Lieferanten (Vorlage 1)
  • Tag 2: Zwei Vergleichsangebote anfragen (Vorlage 2)
  • Tag 3: Jahresverbrauch aus den Rechnungen des letzten Jahres zusammenrechnen
  • Tag 5: Gespräch führen — Preis, Zahlungsziel, Ware
  • Tag 6: Vereinbartes schriftlich bestätigen (Vorlage 4)
  • Tag 7: Jahresgespräch für alle weiteren Lieferanten in den Kalender eintragen (Vorlage 5)

Quellen und Rechtsstand

Stand: August 2026. Die rechtlichen Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Verträge mit längerer Bindung, insbesondere Depotverträge, lass den Entwurf vor der Unterschrift prüfen.

  • • Preisbindungsverbot und unverbindliche Preisempfehlung: § 1 GWB, Art. 101 AEUV; Hinweispapier des Bundeskartellamts zur Preisbindung; IHK-Merkblätter zur UVP
  • • Zahlungsziele im Geschäftsverkehr: § 271a BGB
  • • Skonto und Lieferantenkredit: kaufmännische Standardformel zur Skontovergleichsrechnung
  • • Erstangebot und Ankereffekt: Galinsky & Mussweiler, „First Offers as Anchors“, Journal of Personality and Social Psychology (2001); nachfolgende Arbeiten zum Abbruchrisiko extremer Erstangebote
  • • Haltbarkeitskennzeichnung von Kosmetik (MHD und PAO): Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit, EU-Kosmetikverordnung 1223/2009
  • • Depotverträge und Lieferantenkonditionen im Kosmetikinstitut: Fachbeiträge des Beauty Forum
Gaffar Taha, Gründer von Beauty Business 24

Über den Autor

Gaffar Taha

Gründer von Beauty Business 24. Hat vier Studios und Praxen mit über 20 Mitarbeitern aufgebaut und über 1.347 Studios und Praxen dabei geholfen, ein erfolgreiches Beauty Business aufzubauen.

Beiratsmitglied beim Beauty Forum für Marketing & Business und Fachautor für das Beauty Forum Magazin.

Der nächste Schritt

Wir schauen uns dein Studio an und sagen dir, wo dein größter Hebel liegt — kostenfrei und ohne Verpflichtung.